Belügyminisztérium Elektronikus Ügyintézési Felügyeleti Főosztály elektronikus ügyintézés megvalósításának ellenőrzése: (2021.április 12)
Az ellenőrzött köteles az E-ügyintézési törvény 10.§-ában, a 16. §(2) bekezdés a)pontjában, a Vhr.23§-ában, a 37.§ c),f) és g) pontjába, valamint a 84.§ (3) bekezdésében foglaltak maradéktalan betartására, továbbá 2021. november 30-i határidővel az ügyek és az ügyleírások személyre szabott ügyintézési felületen történő publikálására, valamint az elektronikus ügyintézésre vonatkozó tájékoztatóinak az E-ügyintézési törvényben és a Vhr.-ben előírtak szerinti közzétételére.
Pest Megyei Kormányhivatal Érd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala irat és ügyiratkezelésének átfogó célellenőrzése az ügyiratkezeléssel összefüggésben kezelt adatok nyilvánosságáról, a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló jogszabályok ellenőrzéséről. (2022. február 21.) PE/062/00147-7/2021.
- A Polgármesteri Hivatal iratkezelési gyakorlata hatékonyan támogatja a napi munkavégzést;
- Az iratkezelés folyamán a személyes adatok védelme érvényesül;
- A hivatalos célra felhasználható elektronikus nyilvántartások vezetése megfelelő;
- Az irategység és az iktatási fegyelem érvényesül;
- Az iratforgalom dokumentálása megfelelő;
- A Polgármesteri Hivatal egyedi iratkezelési szabályzatának a Pest Megyei Kormányhivatal által történő ellenőrzése megtörtént, azonban annak a Magyar Nemzeti Levéltár Pest Megyei Levéltára által történő jóváhagyása elmaradt. A végleges egyedi iratkezelési szabályzatot 2022. március 31. napjáig a Pest Megyei Levéltár részére meg kell küldeni jóváhagyás céljából.
Magyar Nemzeti Levéltár Érd Megyei Jogú Város Polgármesteri Hivatala átfogó levéltári ellenőrzése (2022. május 31.)
- A Polgármesteri Hivatal iratkezelésének helyszíni ellenőrzése során alapvetően mindent rendben talált a levéltár;
- Az iratkezelés gyakorlatban történő megvalósítása megfelel a vonatkozó jogszabályi rendelkezéseknek;
- Az iratok irattári tételbe sorolása rendben volt;
- Az elektronikus iratkezelés megfelelő.
- Az irattárban lévő, lejárt őrzési idejű iratok selejtezése, és a maradandó értékű – 1990. előtti – iratanyag levéltári átadásra történő előkészítése, és az intézménybe történő beszállítása szükséges.